Huishoudelijk Reglement van de Belgisch Stamboek – Pedigree Belge vzw

(Goedgekeurd door het bestuursorgaan op 14/01/2025)

1. Algemene Bepalingen

1.1 Doelstelling

• De vereniging heeft als doel:

• • Het bevorderen van verantwoord en ethisch fokken van honden en katten.
  • Het ondersteunen van fokkers in hun werkzaamheden.
  • Het afleveren van stambomen.

1.2 Werkingsgebied

• De vereniging richt zich op fokkers in België en volgt de relevante wet- en regelgeving van Vlaanderen.

1.3 Leden
De vereniging kent de volgende soorten leden:

• Toegetreden leden: Leden zonder stemrecht op de Algemene Vergadering. Zij genieten van het werk van de vereniging.
• Werkende leden: Leden met stemrecht en actief betrokken bij het beleid van de vereniging.

2. Verplichtingen van Leden

2.1 Algemene Verplichtingen

• Leden respecteren de statuten, het huishoudelijk reglement en de richtlijnen van de vereniging.
• Leden zijn verplicht om ethisch en verantwoord te handelen in hun fokkerijactiviteiten.

2.2 Fokregels

• Fokkers dienen zich te houden aan de richtlijnen van de vereniging, waaronder:

• Het fokken van gezonde dieren met inachtneming van genetische diversiteit.
• Het uitvoeren van verplichte gezondheidscontroles en DNA-testen op de fokdieren.
• Het respecteren, volgen en uitvoeren van fokprogramma’s van de vereniging.

2.3 Privacy en Gegevens

Leden geven toestemming voor het opslaan en verwerken van persoonlijke gegevens, uitsluitend voor verenigingsdoeleinden.

 

 

3. Bestuur

3.1 Het bestuursorgaan

• De vereniging wordt geleid door een bestuursorgaan, bestaande uit minimaal drie leden.
• Het bestuursorgaan is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur, de financiën en de uitvoering van het beleid. Het bestuursorgaan delegeert de operationele verantwoordelijkheden aan een dagelijks bestuur.
• Het bestuursorgaan bepaalt de samenstelling van het dagelijks bestuur en zijn voorzitter.
• De leden van het bestuursorgaan worden verkozen door de Algemene vergadering.
• De bevoegdheden van het bestuursorgaan zijn vastgelegd in de statuten van de vereniging.

3.2 Taken en Verantwoordelijkheden

• De voorzitter leidt de vergaderingen en vertegenwoordigt de vereniging extern.
• De penningmeester beheert de financiën en legt jaarlijks verantwoording af.
• De secretaris verzorgt de administratie en de communicatie.

3.3 Verkiezingen

Bestuursleden worden gekozen tijdens de Algemene Vergadering voor een termijn van 4 jaar.

3.4 Vergaderingen

Het Bestuursorgaan vergadert minstens 3 keer per jaar. Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt en verspreid naar alle bestuurders.

 

4. Algemene Vergadering

4.1 Bevoegdheden

• De bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn weergegeven in de statuten van de vereniging. Zij heeft beslist o.a. over:

•  
• Jaarrekening en begroting.
• Verkiezing van bestuursleden.

4.2 Vergaderfrequentie

De Algemene Vergadering wordt minimaal één keer per jaar gehouden.

4.3 Stemrecht

Alleen werkende leden hebben stemrecht; elke stemgerechtigde heeft één stem.

 

5. Het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is een uitvoerend orgaan binnen de vereniging. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het nemen van operationele en dagelijkse beslissingen. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van een dagelijks bestuur zijn:

5. 1. Voorbereiden van beleid en besluiten
6. 2. Dagelijkse leiding

• Het dagelijks bestuur houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging.
• Ze zorgt voor de uitvoering van besluiten die door het bestuursorgaan zijn genomen.
• Ze bewaken de continuïteit van lopende zaken, projecten en processen.

5. 3. Financieel beheer

• Het dagelijks bestuur draagt verantwoordelijkheid voor het beheer van de financiën, zoals het opstellen van begrotingen en financiële rapportages.
• Het kan ook beslissingen nemen over kleinere uitgaven (maximaal 2.000 EUR) die binnen de begroting passen.

5. 4. Toezicht houden op uitvoering

• Het dagelijks bestuur controleert of beleid en besluiten correct worden uitgevoerd.
• Het functioneert als aanspreekpunt voor medewerkers, uitvoerende instanties of andere belanghebbenden.

5. 5. Vertegenwoordiging

• Het dagelijks bestuur vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe, bijvoorbeeld bij externe onderhandelingen, vergaderingen of samenwerkingen.

5. 6. Verhouding met het bestuursorgaan

• Het bestuursorgaan stelt kaders en bepaalt het beleid, terwijl het dagelijks bestuur deze uitvoert. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af aan het bestuursorgaan over de genomen acties en resultaten.
• Kortom, het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de dagelijkse operatie soepel verloopt en dat strategische beslissingen in praktijk worden gebracht.

 

6. Sancties

6.1 Overtredingen
Sancties kunnen worden opgelegd aan leden die:

• De statuten of het huishoudelijk reglement overtreden.
• Schade toebrengen aan het imago of de eigendommen van de vereniging.
• De fokregels en het fokprogramma niet naleven.

6.2 Geschillen en Soorten Sancties

• Mondelinge waarschuwing: Beslist door Het bestuursorgaan.
• Schriftelijke waarschuwing: Schriftelijk vastgelegd door het bestuursorgaan en verzonden aan het lid.
• Schorsing: Tijdelijke opheffing van het lidmaatschap, uitgesproken door de het bestuursorgaan.
• Uitsluiting: Definitieve uitsluiting van de fokker, goedgekeurd door de Algemene Vergadering.

6.3 Communicatie

• Stap 1: Formele klacht indienen
  De betrokken fokker dient een schriftelijke klacht in bij het dagelijks bestuur. Dit kan via een brief of e-mail. De klacht moet duidelijk de aard van het geschil beschrijven, inclusief relevante feiten en eventuele ondersteunende documenten.
• Stap 2: Reactie van het dagelijks bestuur
  Het dagelijks bestuur moet de klacht in behandeling nemen en schriftelijk reageren binnen een termijn van 2 weken. Dit kan inhouden dat het dagelijks bestuur de fokker uitnodigt voor een gesprek om het probleem te bespreken.

• Bemiddeling

Als het geschil niet wordt opgelost door directe communicatie, kan bemiddeling een optie zijn:

• Neutrale mediator
  Een onafhankelijke derde partij, zoals een mediator, kan worden aangesteld om een oplossing te vinden die voor beide partijen aanvaardbaar is.
• Intern bemiddelingscomité
  Het interne comité dat is ingesteld om conflicten tussen de fokker en de organisatie te behandelen bestaat uit een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan en de voorzitter van het dagelijks bestuur.

6.5 Beroep bij de Algemene Ledenvergadering (ALV)

• Als de bemiddeling niet slaagt, kan het lid het geschil voorleggen aan de ALV.
• De ALV heeft vaak de hoogste beslissingsbevoegdheid binnen de vereniging en kan het bestuursorgaan overrulen of een bindend besluit nemen.

7. Activiteiten

7.1 Evenementen

• De vereniging organiseert evenementen waaraan leden en niet-leden kunnen deelnemen.
• Deze evenementen dienen om fokkers te informeren over nieuwe evoluties in de fokkerij, om uitwisseling van informatie en best practises onder de deelnemers.

7.2 Opleiding en Ondersteuning

• De vereniging biedt educatieve programma’s en ondersteuning aan leden en niet leden, met name op het gebied van fokkerij, genetica en dierenwelzijn

8. Aanvraag stambomen door leden en niet leden

• Elke fokker van honden in België of ander land kan deelnemen aan het fokprogramma van de BSPB vzw. Dit geldt zowel voor leden als niet-leden van de BSPB vzw, die allemaal gelijk behandeld worden.
• Alle stambomen van erkende verenigingen binnen België en door BSPB-vzw erkende verenigingen buiten België worden aanvaard en overgenomen. Er is geen herregistratie verplicht. Deze gebeurt enkel op vraag van de eigenaar.
• Voor leden en niet leden gelden dezelfde voorwaarden en wordt dezelfde rasfiche en fokadvies gebruikt, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het Vlaamse Gewest. Indien er niet is voldaan aan het fokprogramma en/of ouderschapsverificatie zullen er geen Stambomen worden afgeleverd.
• Info voor aanvraag van stambomen; zie het stamboekreglement op de site van BSPB vzw.

9. Wijzigingen in het Reglement

• Wijzigingen in dit reglement kunnen alleen worden aangebracht tijdens de Algemene Vergadering met een meerderheid van de stemmen.

10. Activiteitenverslag

Binnen zes maanden nadat het werkingsjaar van de stamboekverenigingen is afgesloten, wordt er jaarlijks een activiteitenverslag van het voorbije werkingsjaar opgemaakt. Het activiteitenverslag wordt openbaar gemaakt. De minister kan de minimale inhoud van het activiteitenverslag bepalen.

10. Slotbepalingen

• In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuursorgaan.
• Dit reglement is vastgesteld op [datum] en treedt in werking op [datum].